[Статьи] "Сделал клуб, а что дальше"

[Molox]

Гайд нужен. Ждем.

[samurai_klim]

Ждите. Потихоньку кропаю.

Вопрос - где его лучше разместить. Не тут же

[samurai_klim]

Ждите. Потихоньку кропаю.

Вопрос - где его лучше разместить. Не тут же

[samurai_klim]

"Вступление"

Данный обзор, как следует из его названия, посвящен созданию и удержанию на плаву своего успешного клуба по настольным военно-тактическим играм и моделизму.
Почему именно настольным, спросите вы? Дело в том, что именно они занимают большое пространство и именно им необходимы специальные условия, если игроков больше 2 человек. Столы специального размера, какая-никакая инфраструктура (туалет и мусорка), свободное пространство. Конечно, можно сказать что мы с друзьями да дома…. Но. У всех в жизни бывают ситуации, когда внезапно все кончается и вы со столами и сумками ищите новое место. И так далее думается многие проходили эти этапы. Также данный обзор больше всего будет полезен для небольших городов, так как в основном мы здесь и варимся.
Поэтому здесь мы на опыте нашей секции, которая успешно прошла все эти этапы с 1998 года (то есть уже 17 лет) и [ну уж нет]ваталась и наелась всего с лихвой, рассмотрим все этапы создания успешного клуба, где не болит голова о том, что будет завтра. И рассмотрим самые популярные способы:
- первоочередной сбор информации;
- как приходить в кабинеты к начальству;
- что от вас могут потребовать и как это им дать;
- организационно-правовую форму клуба и их плюсы с минусами;
- необходимые документы для этого;
- внутриклубные документы;
- финансовую политику;
- как должен в том или ином случае оформлен клуб (полочки, плакатики и т.д.);
- как должна вестись документация;
- какие мероприятия (даже если они только на бумаге) должны проходить в вашем клубе;
- плюсы и минусы каждого пути;
- ну и конечно будут предоставлены образцы каждого из документов, фотографии, рекомендации и так далее.
Я попрошу набраться терпения в данном деле, так как очень много информации, которую надо вбить ручками и сфотографировать, а потом залить, вывесить и так далее. Поэтому написание может затянуться.

"КАК НАЧАТЬ"

Итак, вам надоело что ваш гараж течет, мама или жена ругается на посиделки, арендатор постоянно выгоняет без предупреждения, вы за неделю занимаете очередь напоиграть на 2 часа, с вас дерут большие деньги в некафе - а ваши столы и ваш террейн пришли в полную негодность из-за всего этого? Тогда необходимо задуматься о своем клубе.
Я сразу скажу, что это непростая задача, которая потребует от вас множества сил и стараний, но окупится сторицей через год-два. И да, мы здесь не говорим о клубе как о КОММЕРЧЕСКОМ ПРОЕКТЕ что вы организовываете, все приходят играют платят деньги. Нет это проект, который будет хотя бы безубыточным и позволит вам наслаждаться в любое время любимым хобби и по разным игровым системам.

Этап первый. Принятие решения и деятели настольных игр.
Вы собрались определенным комьюнити. Встречу желательно проводить лично так как переписка на форуме или в ВК не дает никакой информации о действительных намерениях людей. Конечно, их можно использовать как клич о том где собраться и во сколько. Сразу оговорюсь, что такую встречу лучше проводить без алкоголя, так как в запале многие могут не рассчитать свои силы и потом слиться.
Как показывает практика одному такой клуб не потянуть. Поэтому среди тех, кто собрался, должны быть хоть парочку, но надежных людей, кто разделит это бремя и будет являться фактически одним из совета руководителей клуба. Если таких нет вы можете попробовать сами, но банально может просто не хватить времени и сил на это.
Если же такие люди есть, и они не против пострадать за дело будущего клуба НВТИ то предлагаю следующую структуру руководства, которая на этой встрече и будет избрана.
Мастер человек, руки которого растут из плеч, или он знает таких людей или руководит ими. В процессе создания и эксплуатации клуба у вас возникнет множество вещей бытового характера как ремонт, покраска стен, замена ламп и так далее. А так как вы некоммерческая организация и денег у вас очень мало нужен тот, кто это все организует и будет содержать помещение в порядке.
Чиновник не менее важен чем Мастер. Именно на него ляжет вся тяжесть документации по клубу, оформления турниров, ведения журналов, и так далее то, что в дальнейшем сделает вашу жизнь комфортней.
Казначей это тот человек, который будет в дальнейшем отвечать за финансовую сторону клуба. Собирать взносы с членов клуба, взымать плату с приходящих игроков, выдавать деньги на различные расходы. Это должен быть уважаемый человек и могущий отрывать кровные деньги у нежелающих или ленящихся отдавать их игроков.
Ботан тот, кто наверняка знает когда день рождения у Георгия Константиновича Жукова и скорее всего окончил или учится на историческом или филологическом факультете или иной гуманитарий с широким кругозором. Он тот, кто обеспечит вам мероприятия военно-патриотической направленности, лекционный курс для детей и подростков, даст темы для заполнения в журналах и создаст годовой план лекций и прочего добра. А также он, скорее всего, еще и играет в ДНД и поэтому вы будете обеспечены классными сценариями для турниров и апоков.
Члены те, кто готов вносить свои взносы и выполнять указания руководства, например придти и покрасить эти фраговы стены!
Эти направления в руководстве могут как угодно между собой пересекаться и могут быть иные, вам необходимые должности. Что касается нашего клуба, то у нас система построена следующим образом:
- Чиновник-Казначей все бумаги и финансы [ну уж нет]одятся у него и только у него. Никто с ним не спорит, когда доходит дело до сдачи взносов он суров и непреклонен.
- Мастер-Ботан помимо того, что он занимается ремонтами в клубе, мастерит террейн, он также выпускник исторического факультета и выдает множество лекционных планов. У него берутся темы в Журнале посещений и его кидают на амбразуры различных заседаний.
- Ботан-Мастер инженер, отвечающий за планировку клуба, расчет единиц освещенности, ювелирные работы по электричеству. А также знает все про краски, покрас, аэрографы, камуфляж и дает уроки юным падаванам.
- Ботан - классический ДНДшник, судья всех наших турниров и их организатор, а еще у него есть типография с лазерным резаком.
- Члены клуба числом в 16 человек, в том числе иногородние (туда-сюда соответственно меняется численность).
Соблюдайте несколько очень важных моментов:
1 никогда не избирайте в руководство клуба неадекватных и ненадежных (с плохой стороны) людей. Несмотря на то, что они горят желанием, вырывают волосы, скажем так, с бровей они вас рано или поздно кинут и очень неприятно. И никогда не делайте этих людей ответственными за что-либо.
2 - никогда не избирайте на пост Казначея или Чиновника ненадежных (с хорошей стороны) людей. Они могут быть настолько чем-то увлечены или быть «человек рассеянный с улицы…» - что просто не поймут, что они сделали или не знают слова «ответственность». Им самое место в Ботанах вот у нас такой есть, прекрасный парень, умный, красивый, высокий но на него совершенно нельзя положиться кроме как в ДНД поиграть, посудить и так далее. Мы его уважаем очень, и он у нас именно этим и заведует.

Этап второй. Сбор информации.
Ну вот, вы собрались. Выбраны ответственные люди. И вроде бы пора принимать решение о том, а как же нам жить дальше. Но не торопитесь. Для начала вам необходимо обладать определенной информацией. Почему, спросите вы, ее начинают собирать именно сейчас, а не приходят уже с готовым планом? Отчасти это справедливый вопрос. Однако, он может оказаться потраченным зря временем. И сейчас объясню почему.
Анкетирование членов клуба. Когда ваш состав уже сформировался, проведите краткое анкетирование членов клуба и соберите следующие сведения (конфиденциально это персданные и они обязательно должны храниться затем в отдельной папочке под ключом с доступом только руководителей клуба, разглашению не подлежат ни в коем случае в отношении персоналиев):
- ФИО и контактные телефоны, адрес проживания;
- возраст;
- имеющиеся заболевания, инвалидность, ограничения, аллергии и так далее;
- ФИО, должности и работа родителей;
- чем может помочь в клубе.
И вот, анкеты у вас на руках. Вы можете записать сами со слов игроков, можете раздать им бумажки. И тут возникает вопрос а что это вам даст. А много это вам даст. Как сейчас, так и в будущем.
Пример: Возьмем Ивана Иванова, чей папа, Петр Иванов является начальником полиции/начальником КУМИ в администрации/директором дочерней организации Росатома в вашем городе. Что родитель не сделает ради своего сына/дочери, который, да простит меня Император, совсем свихнулись на пластиковых человечках. Конечно, не надо через него пытаться выбить что-то через него можно быть направленным в ту организацию, которая лояльно к вам отнесется и выделит помещение/ включит в свои ряды/ создаст первичную организацию на вашей базе. Или вы вошли в состав муниципальной молодежной организации и начинаете себя позиционировать как? Как кто? Досуг молодежи? НЕТ! Как не просто досуг молодежи а как секцию настольных военно-тактических игр, изучения истории Родины путем моделизма и занятий исторической миниатюрой для всех групп граждан, в том числе для ДЕТЕЙ И ПОДРОСТКОВ С ОГРАНИЧЕННЫМИ ВОЗМОЖНОСТЯМИ. Примеров полно и тут пригодятся вам все эти знания по анкетам.
А потом вы начинаете собирать всю остальную информацию, а именно:
- кто и чем может помочь из членов клуба или их родителей или даже знакомых;
- какие молодежные организации, военно-патриотические, социальные муниципальные [ну уж нет]одятся в вашем городе и их местоположение;
- руководители этих организаций, чем занимаются и чем известны;
- кто из членов клуба их знает, общается или есть выходы на них;
- какие помещения сдаются, каков ценник на них и их местоположение.
Ну и соответственно, действуете на основании имеющихся у вас данных, и получится как в приведенных примерах.
В нашем случае это был военно-патриотический клуб «Лидер», в который мы попали благодаря знакомству с определенным начальством и позиционируя себя как секция НВТИиМ (настольные военные тактические игры и моделизм) для подготовки штабных работников и работой с детьми и подростками, непригодными для службы в армии (в т.ч. с ограниченными возможностями).

Этап третий. Принятие решения о выборе организационно-правовой формы клуба.
Ну вот, вы собрались. Выбраны ответственные люди, у вас есть вся необходимая информация для того, чтобы начать действовать. Теперь вы должны принять принципиальное решение о том, что вы хотите. Это с учетом того, что у вас есть вся информация из второго этапа. Иначе будет трудно сделать свой выбор и вы скорее всего остановитесь на п.1.
Давайте рассмотрим поподробнее все возможные пути организации вашего клуба, их плюсы и минусы.
1. Свободный. Вы [ну уж нет]одите свободное помещение, которое всех устраивает, собираете деньги, платите аренду. Плюсы очевидны вы никому ничего никогда не должны, окромя арендодателя. Делаете что хотите, когда хотите, в рамках закона конечно. И к вам никто не лезет и никто не трогает. Минусы либо арендодатель внезапно может вас выкинуть, ведь по факту вы с ним ничего не заключаете и простое физическое лицо а там довольно легко не продлить с вами эти отношения и вуаля вы на улице. Либо платежная дисциплина станет такой плохой, что вы не сможете платить аренду и опять окажетесь на улице. Либо арендодатель заломит через энное время такую ставку, что придется искать новое место. Для того, чтобы идти этим путем, вы должны быть уверены, что все всегда будут платить вовремя взносы. Кроме того, обязательно при заключении договора с арендодателем (вы его можете не заключать но тогда могут возникнуть проблемы сами понимаете какие, вы ж там никто будете по сути) предусмотрите в нем отдельной строкой возможность одностороннего расторжения договора с вашей стороны, и по соглашению сторон со стороны арендодателя. Это очень важный момент, который позволит вам если что, быстро свалить, и защитит от произвола арендодателя (если он пойдет конечно на такое). Ну или как минимум чтобы расторжение было по согласованию сторон. В дальнейшем мы их касаться не будем, так как тут и так все понятно единственный совет, если вы взяли в аренду у незнакомых людей или на них нет выходов надежных не торопитесь делать там ремонт, перевозить миньки, доживите до Нового года и весенне-летнего периода и тогда, если все хорошо начинайте вкладываться.
2. Как юридическое лицо в виде некоммерческой организации. Некоммерческие организации могут создаваться в форме общественных или религиозных организаций (объединений), общин коренных малочисленных народов Российской Федерации, казачьих обществ, некоммерческих партнерств, учреждений, автономных некоммерческих организаций, социальных, благотворительных и иных фондов, ассоциаций и союзов и регулируются Федеральным законом № 7-ФЗ. Плюсы все ваши отношения будут официальными, вы можете спокойно ходить в Администрацию и просить выделить помещение по ставкам муниципалитета либо обосноваться на базе какой-либо муниципальной организации. Минусы это и регистрация, и сдача нулевой отчетности в три внебюджетных фонда (ФСС, ПФР, ОМС) и ФНС, это постоянное оформление документации (в том числе и о добровольных ежемесячных пожертвованиях членами организации), и постоянные мероприятия, доказывающие что вы работаете и даете какой-либо результат. Честно говоря, мы отказались от данной концепции, но вот наши знакомые из Карелии вполне неплохо таким образом устроились но у них есть тот, кто этим всем действительно заведует.
3. Как ИП или ООО. Те же плюсы и минусы, как и у некоммерческой организации, только к вам никто не будет лезть по поводу всяких мероприятий и меньше мороки с документами, особенно если оставлять ее как нулевую. Но есть новый минус вам придется платить минимальные налоги и взносы как ИП и постараться не попасться как ООО в воле зрения ФНС ибо вам же каждый месяц нужно будет платить аренду, а прибыли то нет... В дальнейшем мы их касаться не будем, так как это по сути хорошо для больших городов, где можно организовать такой платный клуб, где много игроков и никто не останется в накладе.
4. Как часть военно-патриотического клуба, ДОСААФ или молодежной организации. Наверное, один из лучших вариантов. У вас постоянно молодежь, вы что-то делаете, проводите турниры и так далее. Минус здесь один это отчетность. Приказы на проведение мероприятий, минимальные взносы как член этого сообщества, выезд на мероприятия (с танчиками и прочим), справки от детей и заявления от их родителей. Самый большой плюс это то, что здесь можно получить свое полноценное большое хорошее помещение с гораздо большей долей вероятности. Конечно, везде есть свои нюансы, и внезапно может смениться директор или руководитель и вам могут дать половником по моське но тут просто надо аккуратно подходить к выбору и всегда иметь с начальством хорошие отношения шампанское на новый год, цветы на 8 марта и т.д. В большинстве случаев вас проведут как секцию или первичную организацию поэтому здесь вы должны быть готовы к бумагамаранию в больших масштабах. Об этих бумагах мы поговорим попозже.
5. Как часть муниципальной организации, занимающейся делами молодежи, подростков и так далее. Также один из лучших вариантов. Свое помещение или свой кусок оного есть где хранить ландшафт и столы можно даже немного расслабиться. Минус в том, что скорее всего вам выделят какой-нибудь угол и определенное время. Остальное редкое участие в выставках или прочих мероприятиях. В остальном вы будете чувствовать себя довольно свободно и особо не беспокоиться о бумажных носителях в основном от вас будут просто требовать рассказать, чем вы занимались в прошлом квартале.
6. Как приживалка у каких-либо знакомых в каком-либо их помещении типа старой мастерской, торгового центра или даже квартире. Думается вопросов нет если что вас возьмут и выкинут. Миньки хранить негде, столы и ландшафт тоже проблематично. Столов скорее всего будет мало, в лучшем случае 2. Всегда вокруг будет много непонятного народа. Но зато вас будут все знать и к вам будут тянуться новички. Как первое время такое место пойдет, но если вы хотите организовывать большие турниры, не бояться за миниатюры и вообще дальше развиваться это не ваш выбор на долгое время.
7. Как молодежное образование/молодежный интеллектуальный клуб на базе университета или иного учебного заведения. Тоже хороший вариант. Особенно если на этой базе у вас достаточно аудитории, либо вы предлагаете данному УЗ что-то, что поднимет его престиж или даст определенные выгоды. Данное направление имеет один большой минус множество бумажек и инстанций, пока не будет обговорены все тонкости и вы не получите помещения. Даже вход в муниципальную организацию гораздо более прост, так как там вопросы решаются на уровне директора или его зама. Здесь же идет вертикальная структура типа Директор Завуч Завхоз конкретные исполнители. Или Проректор Декан Деканат Студсовет. При этом чем больше заведение тем больше ступенек надо избегать и порогов оббить. Также здесь довольно строго относятся к правилам и поэтому все должны понимать, что заползание за порог мимо технички с пивной соской во рту не пройдет. Есть исключения конечно, но там скорее сами учителя играют в солдатиков, чем кто-то хорошо договорился. Ну и конечно же у вас в большинстве случаев не будет постоянного помещения для игры и хранения.

"КАК ПОЛУЧИТЬ ПОМЕЩЕНИЕ"

Ну вот, мы перешли к заключительному этапу а именно к получению помещения. Давайте рассмотрим общие вопросы и то необходимое количество документов, которое вам понадобиться. Все эти телодвижения касаются в первую очередь, когда вы позиционируете себя как некоммерческая организация или молодежное объединение, так как если вы являетесь членом ДОСААФ или ВПК или муниципальной молодежной организации то №1 вам не так важен, вы сразу начинаете работать непосредственно с руководителем своей вышестоящей организации. Однако, эти сведения могут пригодиться вашему начальству, когда оно будет отчитываться за вас или просить своё начальство о расширении матбазы и помещений.
1. Вы ИП/юр.лицо/общественная организация/ клуб на базе ВУЗа. Прежде чем идти выбивать помещение у муниципалитета/ВУЗа/школы, вы должны:
- документы. у вас на руках должны быть как минимум следующие документы: Устав (с прописанными целями и задачами), список членов, список мероприятий на текущий год и планируемые мероприятия на следующий год (обязательно с указанием статуса мероприятия областное, межрегиональное, общероссийское), портфолио ваших выступлений (газетные заметки, видеосюжеты местного ТВ, ссылки на упоминания в Интернет-СМИ, общий обзор вашего направления). Если вы к тому же еще и юр.лицо или физ.лицо - выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, ОГРН, ИНН, справки от ФСС/ФНС/ПФР/ОМС об отсутствии задолженности по страховым взносам, налогам и сборам. Все это должно быть аккуратно подшито и легко читаемо начальством.
- волосатая лапа. Если есть такая возможность пользуйте ее. Причем заранее, а не тогда, когда вы уже несетесь в мэрию/комитет/ДОСААФ и т.д. и т.п.
- вертикаль власти. Никогда не неситесь к самому высокому начальству. Смотрите на профильное начальство. Незачем идти на прием к Главе города, когда есть начальник комитета по делам молодежи или спорту и туризму. А еще лучше его заместитель или главный специалист в отделе.
- предварительная беседа. Всегда лучше поговорить со специалистом профильного отдела, прежде чем идти к начальству. Во-первых, специалисты будут довольны. Во-вторых, вы всегда можете использовать этот факт далее, в разговоре с начальником, что мол вот «мы проконсультировались с вашими специалистами, прежде чем записать к вам на прием».
- предварительная запись. Никогда не вламывайтесь к начальству, позвоните секретарю! Единственное, надо правильно представиться. А именно: «Здравствуйте, вас беспокоит представитель молодежной/некоммерческой/частной/ИП. Мы занимается досугом молодежи и работой с детьми с ограниченными возможностями. Хотели бы записать на прием к Ивану Ивановичу по вопросу нашей деятельности в рамках работы всей системы молодежной политики нашего города». Вуаля! Начальство отказать не может, так как тут идет очень непростое обращение. А если к Ивану Ивановичу сходил Федор Никифорович или Марина Петровна заранее то успех вам гарантирован. Тоже самое касается, когда вы организовываетесь на базе ВУЗа или школы только там порядок обращения будет другой «в рамках работы с нашей молодежью в нашем прекрасной университете!».
2. Вы член ДОСААФ, ВПК или молодежной муниципальной/областной организации. Тут ситуация несколько более простая. Становясь членом любой из этих организаций вы приобретаете не только головную боль по документам, но и определенные права. И первое право это помещение для ведения своей деятельности. Самое главное здесь это набраться терпения. Не факт, что вам сразу выдадут помещение или начнут лобызать в щечки. Ситуация будет абсолютно наоборот здесь вам придется доказывать своими делами, что вы действительно занимаетесь тем делом, о котором говорите. Но на самом деле, как бы не пугающе это не звучало мы можем позволить себе проводить молодежные/военно-патриотические мероприятия хоть каждый месяц. Главное правильно подать документы и правильно осветить свою деятельность. Но про это потом.
Самое важно в общении с руководством таких организаций это знакомства и правильное преподнесение материала. Данные организации как никто зависят от того, что, какие и в каком качестве у них проводятся мероприятия. Соответственно, идя к директору ДОСААФ или ВПК или молодежной организации, у вас на руках должен быть:
А) план мероприятий на ….. год, с пояснениями и объяснениями. Пример такого плана вы можете увидеть в Приложении 1. При этом там должны быть как локальные, городские или областные мероприятия, так и межрегиональные например по Северо-Западу или Центральному региону России.
Б) ясно, четко и понятно изложенные Ваши цели и задачи. К ним можно отнести такие как:
Гражданско-патриотическое воспитание подрастающего поколения.
Ознакомление детей и подростков с историей развития и формирование современной тактики и стратегии воинского дела.
Организация досуга всех возрастных слоев населения без идентификации половых и расовых признаков.
Способствование развитию настольных военно-тактических и стратегических игр в регионе и большом регионе России.
Сплочение рядов людей, играющих в настольные военно-тактические игры.
Формирование культуры здорового образа жизни.
В) взять с собой лекционный план, по которому вы якобы работаете сейчас во всяких притонах и подвалах. Его можно обычно разделить минут на 30 в субботу и воскресенье и приурочить к памятным датам в истории. Достаточно взять и зайти на какой-нибудь проект в интернете типа «Памятные даты воинской истории». И пояснить вот мы сначала читаем лекции, а потом с помощью военно-тактических игр отрабатываем навыки штабного дела.
Г) взять с собой чемоданчик с миниатюрами ВОВ или современной российской армии, историческую литературу к конкретным миниатюрам но не слишком перегружать, ибо «ахахахаха они играют в солдатики» вот что выйдет. Все должно быть дозировано ваша задача показать как с помощью миниатюр вы занимаетесь организацией досуга детей и подростков, попутно прививая им любовь к Родине и знания истории России.
Д) преподнести ваши игрули как военно-штабные, которыми занимают генералы в армии всех стран! Только конечно в упрощенном виде, так как приходящих детей и подростков необходимо отрывать от компьютеров и с подъездов, где они просаживают своё здоровье! А иначе никак! Мы стараемся заинтересовать каждого члена клуба - пусть он лучше проводит у нас выходные, чем непонятно где, собирает танчики, изучает историю, отыгрывает знаменитые сражения.
ОБЩИЕ СОВЕТЫ.
Никогда не пускайте к чиновникам волосатых, неаккуратных или дрищеватых парней. Они их не любят. И если директор какой-нибудь молодежной организации прекрасно знает, что не во внешности дело, то мэр, директор ДОСААФ или начальник комитета неа, с ним такое не пройдет. Ищите представительных ребят.
Никогда сразу же с разбега не пытайтесь засунуть язык в попку начальству. Ведите себя достойно. Если надо, извинитесь, промахи спишите на нервы, как никак решается вопрос о досуге молодежи, в том числе и о детях и взрослых с ограниченными возможностями! А вот когда вопрос будет почти решен тогда можно и языком поработать.
Никогда не выряжайтесь на прием к начальству. Выбирайте деловой стиль брюки + рубашка + свиторок. Никаких перстней, цепей, значков иначе как так, то есть ты можешь себе позволить такое, а снять помещение не можешь?
Прорепетируйте свою речь перед зеркалом. А еще лучше, если у вас в клубе есть тот, кто по долгу службы вынужден много и часто общаться с людьми берите его в помощь.
Запомните, вам придется много отвечать на вопросы. Вы должны быть готовы ответить на самые необычные, например «А как ваша деятельность влияет на оздоровление больных детей?». Да элементарно развивается моторика (так как много собирать приходится мелких деталей), улучшается память и логическое мышление, народ отрывается от компьютеров и пива (мыж не будем говорить что это немного не так, да?), ну и так далее.
Никогда не отчаивайтесь. А теперь давайте представим ситуацию что у вас в первый раз не получилось. Не отчаивайтесь! Заручитесь поддержкой этого мэра или директора, спросите, куда можно обратиться. И при обращение сразу же ссылайтесь на Ивана Ивановича. Поверте, возможно придется не один раз оббить пороги зато познакомитесь с нужными людьми, обрастете связями на которые можно ссылаться и возможно, как раз и найдете нужное вам помещение.

"КАК И КАКУЮ ВЕСТИ ДОКУМЕНТАЦИЮ"

Вот! Мы получили свое помещение. А так как у ряда наших коллег есть печальный опыт, когда их выпнули за отсутствие документации или мероприятий, о которых они пели прекрасные песни на приеме у начальства, то в этом разделе мы и разберем, какой же минимум клубной документации вести. Я не буду здесь включать документацию для юридических лиц и ИП ее проще за 500 рублей в квартал сделать в агентстве, благо вы взносы собираете.
1. Журнал посещений членами клуба. Очень важный документ делается из обычного школьного журнала. Все ФИО членов должны быть занесены туда и отмечаться, кто когда приходит. Также в нем отмечается, какие в какой день прошли лекционные занятия или мероприятия. Лучше заполнять его по факту, так как был такой случай, что данный журнал послужил доказательством в полиции, что в этот день один юный падаван [ну уж нет]одился именно в клубе, а не в соседнем городе и не бил витрины пьяный.
2. Журнал посещения посторонними лицами. Берете любую толстую большую тетрадь, линуете ее. Тоже важный документ, чтобы руководство и технички не приставали, что «мол ходють ту всякие». К тому же по нему удобно брать с этих товарищей денюжку за посещение клуба. При этом заполняет этот журнал тот, кто привел с собой посетителя.
3. Приказы на мероприятия вместе с планом мероприятий (копия подшивается в отдельную папку). См. Приложение 2. Очень важный документ! Очень! Регламентирует ваши мероприятия разрешает вам сидеть допоздна показывает вашу работу усиливает ваши позиции. Обычно оформляется на фирменном бланке организации обязательно возьмите образец в секретариате.
4. Положение о мероприятии (копия подшивается в отдельную папку). См. Приложение 3. Можно делать краткую версию но всегда там указывайте время проведения, дату, расшифровку понятий, общие правила.
5. Видео и фото съемка (выкладывается на Интернет-ресурсах ссылка обязательно подшивается в папочку) См. раздел клуба Банхаммер на варфордже или Вконтакте. Очень важный элемент вашей работы так как позволяет живьем продемонстрировать ваши успехи на этом поприще.
6. Протокол по итогам мероприятия (подписывается руководителем организации, копия подшивается в отдельную папочку). См. Приложение 4. Провели турнир заполнили подписали положили в папочку общую по мероприятиям.
7. План мероприятий на …. Год. См. Приложение 1. Всегда в нем делайте пометку, что план может в течение года меняться. Очень полезная штука вообщем то.
8. Лекционный план на год. См. Приложение 5. Может из года в год быть тем же самым, меняясь чуть-чуть. Обычно оформляется в виде образовательной программы дополнительного образования.
9. Вызовы иногородних клубов и их членов на мероприятие. См. Приложение 6. Если только мероприятие областного масштаба или будут иногородние сразу же типа высылайте им типа вызов. Вы же официальная организация у вас в положении и приказе это прописано.
10. Краткая выдержка о целях и задачах клуба (висит в рамочке на стене, полная версия лежит в тоненькой папочке). Чтобы тыкнуть если что, мол вот висит. Вот мы какие хорошие. Вот мы чем занимается.
11. Командировочные удостоверения на выездные турниры. Делаете согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Понятно, что саму поездку на турнир вам вряд ли оплатят но это удостоверение (там просто печати будут стоять прибыл-выбыл) вкупе с Положением о том турнире, на который вы едете, фотографиями и может быть видео позволят вам показать, что вы не только здесь что-то делаете. Также подшивается вместе с билетами и положением в общую папочку о мероприятиях. Рекомендую сразу их заполнить и пусть лежат как образцы, чтобы всегда можно было распечатать.
12. Анкеты членов клуба (лежат в ящике, который закрывается на ключ ВСЕГДА). Никому не даете, никому не показываете, имена инвалидов или заболевания членов клуба персонально не называете. Если не хотите залететь за разглашение персданных по приказу ФСБ №378 но если вы возьмете расписку, что мол да, можно разглашать (если помните, то вы в различных организациях их подписываете). Или воспользоваться формой «Письменное согласие субъекта персональных данных на обработку своих персональных данных», которая подготовлена для системы КонсультантПлюс в 2015 году. Но при этом требования к их хранению никак не изменятся. Вообще рекомендую про них никому ничего не говорить и вообще заныкать где-нибудь подальше.
13. Справка от медсестры о возможности заниматься в вашем клубе/секции и заявление от родителей с просьбой принять в клуб/секцию для несовершеннолетних (подшивается в отдельную папочку). Необходимая вещь, ибо не дай боже что-то случиться в клубе с ребенком больным вам сразу вилы наступят. И грабли тоже. А тут будут и справка, и разрешение. Об аптечке мы поговорим ниже.
Все папки должны быть подписаны, чтобы можно было представить их в любой момент. В каждой папке должен быть порядок то есть когда проверяющий должен открыть ее, то он по датам должен пролистать все ваши мероприятия, а не искать, что где прошло. ОБЯЗАТЕЛЬНО вы должны трясти с секретариата копии ваших приказов и иных документов, что вы даете на подпись руководителю. Обязательно! Иначе они могут их не регистрировать или вообще потерять. Также подшивайте в папку о мероприятиях любые упоминания о вашем направлении в любом контексте главное, чтобы все лежало и бросалось на глаза проверяющим товарищам.

"КАК ОФОРМИТЬ КЛУБ"

про танчики на стендах

"ЗАКЛЮЧЕНИЕ"

И оно будет

Изменено 30 декабря, 2015 пользователем samurai_klim

[Beast_Therion]

Мало! Надыть еще!)

[samurai_klim]

Мало! Надыть еще!)

Дык добавил. Вопрос о том как приложения выложить - я еще подумаю. Потом фотки пойдут еще в 2 последних частях

[samurai_klim]

Гайд дописан для СРМ Читайте и смотрите. Документы все скачиваются, фото все прикреплены

[Aers]

Спасибо огромное за гайд! Прочитав, понял, что создание клуба более сложное дело, чем предполагалось, особенно в моих условиях. Полгода-год придется набирать костяк, и надо будет искать финансирование, в наших реалиях многие просто не потянут сбор и покраску армии больше 750 птс