логичнее всего заранее определять, сколько нужно денег на то ли иное мероприятие. на мой взгляд, обоснованность таких затрат должен решать казначей + те, кто чаще всего является организатором мероприятий. остальных это имхо не должно особо волновать, ибо раз ты сдаешь деньгу, то ты тем самым даешь добро на ее использование, а как, это уже дело "деятельной" части клуба.
если идет перерасход, то те же люди должны принимать решение, оправдан он или нет. а не голосованием на форуме это все решать.
но я не член клуба, а всего лишь гость, поэтому меня можно не слушать